Was versteht man unter einem Protokoll?
Bei Sitzungen, Tagungen, Verhandlungen oder Meetings wird üblicherweise eine formelle Zusammenfassung der besprochenen Themen erstellt. Diese Zusammenfassung nennt man „Protokoll“. In der Regel wird das Protokoll von einem Protokollführer, einem Sekretär oder einer zuvor ausgewählten Person geschrieben. Nach der Erstellung wird das Protokoll an alle Anwesenden oder einen festgelegten Verteiler gesendet.
Man unterscheidet zwischen zwei verschiedenen Protokollarten: Dem Ergebnisprotokoll und dem Verlaufsprotokoll. Das Ergebnisprotokoll konzentriert sich auf die Zusammenfassung der tatsächlichen Ergebnisse – es werden also schwerpunktmäßig alle festgelegten Entscheidungen und Beschlüsse zusammengefasst, Termine dokumentiert und Personen festgehalten, die konkrete Aufgaben übernehmen. Das Verlaufsprotokoll dokumentiert alle Argumente und Gegenargumente, die im Laufe des Treffens vorgebracht wurden. Dementsprechend wird im Verlaufsprotokoll der komplette Verlauf einer Diskussion festgehalten, der zur Entscheidungsfindung besprochen wurden.
Ein Protokoll enthält in der Regel folgende Inhalte:
Protokollkopf:
- Nennung des Anlasses (zum Beispiels Titel der Veranstaltung oder Grund des Treffens)
- Datum des Treffens
- Beginn und Ende des Treffens
- Ort an dem das Treffen stattgefunden hat
- Angabe der anwesenden Personen
- Angabe der abwesenden Personen
- Name des Protokollführers
- Auflistung der Themen / Tagesordnungspunkte
Hauptteil:
- Die eigentliche Niederschrift der Gesprächsinhalte
- Aufzeichnung von Ergebnissen oder
- Grund, warum ein finales Ergebnis noch nicht festgelegt werden konnte
- Festlegung der Zuständigkeiten, Aufgabenverteilung und Termine
Schlussteil:
- Zusammenfassung der Ergebnisse
- Festlegung des nächsten Treffens
- Gegebenenfalls Angabe des Verteilers
Ein Protokoll ist immer objektiv und sachlich formuliert. Es beschränkt sich in jedem Fall auf die Zusammenfassung der wesentlichen Informationen.
Was ist beim Schreiben eines Protokolls zu beachten?
Wer zum Schreiben eines Protokolls aufgefordert wird, sollte folgendes beachten:
Stellen Sie Fragen: Sollte Ihnen im Laufe der Diskussion etwas unklar sein, fragen Sie direkt nach. Es ist immer besser, sofort nachzufragen, um nicht versehentlich etwas Falsches ins Protokoll aufzunehmen.
Bleiben Sie sachlich: Fassen Sie sachlich zusammen, was besprochen wurde. Es geht im Protokoll nicht um Ihre persönliche Sichtweise zum Thema. Auch Gefühlsäußerungen während des Treffens werden im Protokoll nicht beschrieben.
Schreiben Sie nicht zu viel: Es geht im Protokoll immer um eine allgemeine Zusammenfassung und nie um eine Wort-für-Wort Wiedergabe. Sollte die Diskussion in eine unsachliche Richtung gehen, die nicht zum Thema gehört, lassen Sie diesen Bereich komplett weg.
Strukturieren Sie das Protokoll: Übernehmen Sie Tagesordnungspunkte als Überschrift und geben Sie dem Text eine Struktur, die auf einen Blick zeigt, welche Punkte besprochen wurden. Lassen Sie genug Platz beim Schreiben und vermeiden Sie lange komplizierte Schachtelsätze.
Vermeiden Sie Fremdwörter: Schreiben Sie so, dass Ihr Text für alle Personen im Verteiler verständlich ist. Um dies zu erreichen, ist es ratsam auf Fremdwörter zu verzichten.
Wichtigkeit eines Protokolls
Auch wenn das Schreiben eines Protokolls für die meisten Menschen eine eher unliebsame Aufgabe ist, sollte darauf nicht verzichtet werden. Das Protokoll hilft dabei, Entscheidungen zu dokumentieren und verleiht der Besprechung Verbindlichkeit. Auch Personen, die nicht am Treffen teilnehmen konnten, können sich mit dem Protokoll auf den neuesten Wissensstand bringen.
Noch ein wichtiger Punkt: Lesen Sie ein Protokoll (das Sie nicht selbst geschrieben haben) grundsätzlich durch und überprüfen Sie, ob die Ergebnisse und Entscheidungen richtig sind beziehungsweise die Termine und Zuständigkeiten korrekt benannt wurden. Sollten im Protokoll falsche Angaben stehen, melden Sie dies sofort. Auf diese Weise können Missverständnisse vermieden werden.
Wenn sich alle Beteiligten vor dem nächsten Treffen das Protokoll der letzten Sitzung (nochmals) durchlesen, können Gruppen außerdem schneller und effektiver an dem Punkt weitermachen, an dem sie beim letzten Treffen aufgehört haben.
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