Unproduktivität?
Spaß an der Arbeit haben, alle Aufgaben erfolgreich erledigen, alle Termine einhalten und noch trotzdem genügend Zeit für Pausen und kurze Gespräche mit den Kollegen haben. Das hört sich nach einem erfolgreichen und effektiven Arbeitstag an.
Ihr Arbeitsalltag sieht nicht so aus? Kopf hoch! Sie sind nicht allein. Laut einer Studie sind Angestellte an zwei Arbeitstagen pro Woche unproduktiv. Auch jedes zweite Meeting wird als überflüssig empfunden. Wir verbringen also insgesamt viel Zeit damit, unproduktiv zu sein. Aber was sind die Ursachen?
Die 5 häufigsten Fehler bei Unproduktivität
1. Kein Überblick
Vielen Arbeitnehmern fehlt schlicht die Übersicht über alle anstehenden Aufgaben. Gerade bei einem hohen Arbeitsaufkommen neigen Arbeitnehmer häufig dazu, die Aufgaben nicht zu strukturieren, sondern „irgendwo“ anzufangen. Doch das fehlende Zeitmanagement rächt sich – es werden Aufgaben vergessen, im Team versehentlich doppelt bearbeitet oder falsch angegangen.
2. Prokrastination
Dringende, wichtige Aufgaben werden immer wieder aufgeschoben und vertagt. Am Ende steigt der Stresspegel ins Unermessliche und es werden Ausreden gesucht, um das Versehen zu entschuldigen.
3. Nicht „Nein“ sagen können
Einen ähnlichen Effekt, aber einen ganz anderen Ursprung hat das Problem, wenn Arbeitnehmer nicht „Nein“ sagen können. Auch hier wird die Liste der anstehenden Aufgaben immer länger und unübersichtlich.
4. Wie? Wo? Was?
Viele Arbeitnehmer lassen sich nur zu gerne ablenken – von den Kollegen, vom Handy, ihren sozialen Netzwerken oder anderen vermeintlich wichtigen Dingen.
5. Nicht delegieren können
Ein Thema das gerade bei Vorgesetzten zu einem Arbeitsstau und zu Frust führen kann: Die Unfähigkeit, Aufgaben an Mitarbeiter abzugeben.
Der Arbeitstag muss sich nicht ewig hinziehen. Und weder Chaos noch Planlosigkeit müssen Ihren Arbeitsalltag beherrschen. Hier unsere Tipps für mehr Produktivität und eine effektivere Arbeitsweise.
Produktivität!
Produktiv sein bedeutet, innerhalb eines bestimmten Zeitraums konkrete Leistungen oder Ergebnisse zu erreichen. Hier liegt es auf der Hand, dass es hilft, gezielt und effektiv die anfallenden Aufgaben zu erledigen und sich dabei nicht ablenken zu lassen. Aber wie schafft man das?
Die 5 besten Strategien für Produktivität
1. Aktivität
Bringen Sie vor der Arbeit Ihren Kreislauf in Schwung! Machen Sie eine Sporteinheit oder fahren Sie mit dem Rad zur Arbeit. Dann kommen Sie nicht halb verschlafen bei der Arbeit an und brauchen nicht unnötig viel Zeit, um wach zu werden. Außerdem haben Sie so Zeit, Ihre Gedanken zu ordnen und einen Plan für den Tag aufzustellen.
2. Planen und priorisieren
Planen Sie für Ihre jeweiligen Aufgaben konkrete Zeiten ein. Auf diese Weise werden Sie sich weniger ablenken lassen und arbeiten auf einen bestimmten Zeitpunkt hin. Weniger dringende Aufgaben werden dabei nach hinten geschoben und Sie können effektiver arbeiten. Genauso sollten Sie aber auch regelmäßige Pausen einplanen. So können Sie rechtzeitig wieder Ihre Batterien aufladen und den Kopf frei kriegen, um sich energiegeladen wieder an die Arbeit zu machen.
3. To-Do-Liste
Die klassische To-Do-Liste wird nicht umsonst tagtäglich von sehr vielen Arbeitnehmern genutzt. Sie hilft, den Überblick zu behalten und die Aufgaben zu sortieren. So müssen Sie nicht alles im Kopf behalten und vergessen nichts. Außerdem tut es gut, erledigte Dinge abzuhaken und den Arbeitsfortschritt so sichtbar zu machen.
4. Herausforderung
Fangen Sie den Tag mit der schwierigsten Aufgabe an. Am Beginn Ihrer Arbeitszeit haben Sie noch einen freien Kopf und sind ausgeschlafen. Packen Sie also die Herausforderung bei den Hörnern und nehmen Sie sich weniger schwierige Aufgaben für den Nachmittag vor.
5. OHIO-Prinzip
Das OHIO-Prinzip ist sehr simpel und einfach: Only handle it once – Mach es nur einmal. Befassen Sie sich nur einmal mit einer Aufgabe. Das heißt konkret, dass Sie alle Dinge, die Sie anfangen auch zu Ende bringen. Das hat den Vorteil, dass Sie sich nicht mehrfach in Themen reindenken müssen. Außerdem freut sich Ihre To-Do-Liste.
Fazit
Nehmen Sie sich Zeit, um einen Plan zu machen und Ihren Tag zu organisieren. Dadurch sparen Sie immens viel Zeit bei der Ausführung der Aufgaben. Fangen Sie mit der schwierigsten Aufgabe an. Und setzen Sie sich nur einmal an dieselbe Aufgabe. Beenden Sie, was Sie angefangen haben!
Der Flow
Kennen Sie dieses Gefühl? Waren Sie schon mal im Flow? Sie sind so vertieft in Ihre Aufgaben und gehen darin auf, dass Sie nicht einmal merken, wie die Zeit vergeht. Dave Johnson, ein Forrester-Analyst, meint, dass wir durch selbstbestimmtes Arbeiten motivierter und engagierter an unsere Aufgaben herangehen. Dadurch befinden wir uns irgendwann im Zustand des Flows und arbeiten bis zu fünfzigmal produktiver als normalerweise!
Konzentrieren Sie sich, schalten Sie das Smartphone aus und machen Sie die Bürotür zu – keine Störfaktoren, die Ihrer Konzentration schaden können. Verschaffen Sie sich einige Stunden, in denen Sie ungestört arbeiten können. Haben Sie viele Meetings, die über den ganzen Tag verteilt sind? Versuchen Sie diese zukünftig nur in eine Tageshälfte zu legen – beispielsweise nur nachmittags. Reden Sie mit Ihrem Chef darüber, dass die Arbeitsweise auf diese Weise für alle Beteiligten produktiver und effektiver wird. Halten Sie sich an all diese Regeln, kommen Sie hoffentlich bald in den Zustand des Flows!
Tipps für Konzentration
Sie können die Bürotür nicht schließen? Oder geht sie immer wieder auf? Wir haben noch ganz andere Tricks, wie Sie Ihre Konzentration steigern können, um komplett im Flow zu sein! In unserer Infografik haben wir einige Tipps für Sie gesammelt.
