Die Voraussetzung für ein Top-Ergebnis? Ein guter Start!
Ein neues, wichtiges Projekt steht in Ihrer Firma an? Dann kann ein Kick-off-Meeting, übersetzt etwa Auftaktbesprechung oder Startsitzung, als Startschuss sehr sinnvoll sein. In größeren Organisationen mit vielen Projekten und Projektteams sind „Kick-offs“ schon lange gelebte Praxis. Doch auch für kleinere Unternehmen kann ein solcher Projektauftakt von Nutzen sein.
Damit Sie von Ihrem Kick-off-Meeting profitieren können, sollten Sie vorher überlegen, welche Ziele Sie damit verfolgen, wen Sie dazu einladen und wo es stattfinden soll. Ohne eine gute Planung wird es schwierig, eine positive Stimmung zu erzeugen und den Schwung des Aufbruchs mitzunehmen.
Auf die Plätze, fertig – los!
Das Kick-off-Meeting ist der offizielle Startschuss für ein Projekt. Natürlich ist im Vorfeld auf höherer Ebene im Unternehmen schon einiges gelaufen. Irgendwann muss schließlich das Vorhaben initiiert und für gut – sprich sinnvoll – befunden worden sein. Dann wurde es als machbar, also realistisch, eingestuft und zumindest grob terminiert. Außerdem muss eine bestimmte Vorstellung darüber existieren, wer alles am Projekt mitarbeiten soll. Jetzt gilt es, im Rahmen des Kick-offs alle Beteiligten zu informieren und für die Teilnahme zu motivieren.
Das Ziel: Information und Motivation
An dem Kick-off-Meeting können, je nach Projekt, die verschiedensten Personen teilnehmen: Interne und Externe, Angehörige der direkt und indirekt beteiligten Abteilungen sowie Vertreter unterschiedlicher Hierarchieebenen, je nach Bedeutung des Projekts bis hinauf in die Unternehmensleitung. Alle Mitwirkenden haben bestimmte Funktionen und Aufgaben im geplanten Vorhaben – von der Initiierung über die Projektleitung und -steuerung bis hin zur Ausführung, samt unterstützenden Tätigkeiten. Fach- und Führungskräfte sind ebenso involviert wie Administration und IT.
Dieser bunt zusammengewürfelte Haufen soll sich nun gemeinsam einer Herausforderung stellen und ein definiertes Ziel erreichen. Dabei hat jeder einen anderen Kenntnisstand – und einige fragen sich vielleicht: „Schon wieder ein Meeting? Warum das denn – haben wir doch schon andauernd.“
Das Kick-off-Meeting setzt hier an: Die Projektbeteiligten lernen sich untereinander persönlich kennen und wissen um die Funktion der anderen. Sie erfahren, welches Ziel erreicht werden soll und welche Rahmenbedingungen dabei existieren. Das Vorgehen wird in groben Zügen vorgestellt und oft können auch schon Meilensteine benannt werden. Ganz wichtig ist hier, zu erläutern, welche Bedeutung das Ergebnis für den Auftraggeber und die Organisation hat und was jeder Einzelne tun kann, um zu einem positiven Abschluss zu kommen. Die Einbettung in einen großen Rahmen schafft für alle Beteiligten Transparenz und der Wert der eigenen Leistung als Beitrag zur Zielerreichung wird deutlich. Dies gibt ein positives Gefühl und spornt an.
Ein Kick-off kann so bereits zum Projektstart zur Teambuilding-Maßnahme werden und die Beteiligten motivieren, an der Erfüllung der Aufgabe konstruktiv mitzuwirken. Idealerweise schaffen es charismatische Leader, die Mitglieder des Projektteams schon von Anfang an für die Sache zu begeistern. Ist das der Fall, ist das Kick-off-Meeting ein voller Erfolg, der sich auf die weitere Zusammenarbeit sehr positiv auswirkt.
So gelingt das Kick-off-Meeting!
Ein so wichtiger Event wie ein Kick-off sollte natürlich akribisch vorbereitet und der Ablauf gut geplant werden. Legen Sie also einen Termin fest, an dem alle Projektbeteiligten auch teilnehmen können – möglichst aktiv, das heißt frisch und munter.
Wählen Sie einen Raum geeigneter Größe und Ausstattung aus. Denken Sie an ein Pult, Tische, Stühle, die Klimaanlage und Abdunkelungsmöglichkeiten, aber auch an Getränke und Obst oder Fingerfood. Je nach Präsentationsform sind Flipchart, Whiteboard oder Beamer einzuplanen; auch eine schnelle Internetverbindung kann von Nutzen sein.
Checkliste Vorgehen:
- Kurze Begrüßung aller Teilnehmer;
- Vorstellung aller Projektbeteiligten samt Nennung der Funktionen und Zuständigkeiten;
- Erläuterung des Projektziels und seiner Bedeutung im Gesamtzusammenhang;
- Vorstellung des Projekts: Inhalt, Umfang, Meilensteine, Termine;
- Benennung der Projektleitung und untergeordneter Leitungspositionen;
- Aufgabenverteilung mit Hinweis auf die Wichtigkeit der Erfüllung;
- Nennung der internen und externen Ansprechpartner und Kommunikationswege;
- Festlegung der Intervalle von Meetings sowie Berichtszeiträumen;
- Beantwortung offener Fragen;
- Dank an die Teilnehmer, Appell an ein gemeinsames Wirken und Abschied.
Ein Protokoll ist beim Kick-off-Meeting Pflicht. Versenden Sie es anschließend an alle Teilnehmer, damit diese während der Projektarbeit einen Blick darauf werfen können.
Das Kick-off-Meeting: der erste Schritt zum Erfolg
Die Durchführung eines Kick-off-Meetings kann entscheidend zum Erfolg Ihres Projekts beitragen. Wichtig ist hier, die Bedeutung des Vorhabens herauszustellen und das Projektteam für das Mitwirken zu begeistern.
Den Grundstein für ein gelungenes Meeting legen Sie, wenn Sie den Ablauf möglichst konkret organisieren und durchplanen, um beim Event vor Überraschungen gefeit zu sein. Strahlen Sie Ruhe und Zuversicht aus und zeigen Sie den Beteiligten gegenüber Ihr Vertrauen in deren Fähigkeiten, Einsatzwillen und Verantwortungsbewusstsein. Auf diese Weise ebnet Ihr Kick-off-Meeting den Weg zum angestrebten Ziel.
